Spisy a ich archivácia

Riadiaci orgán zabezpečuje uchovávanie dokumentov prílušného operačného programu obdobia 2007-2013 minimálne do 31. 8. 2020 v rozsahu:
- všetkých výziev na predkladanie žiadostí o NFP/oznamov (písomných vyzvaní) a dokumentov nadväzujúcich na zverejnené výzvy, resp. zaslané oznamy, vrátane všetkých schém štátnej pomoci a schém pomoci de minimis (ak relevantné);
- všetkých žiadostí o nenávratný finančný príspevok vo väzbe;
- všetkých projektových spisov pre schválené žiadosti o NFP, vrátane zmlúv o poskytnutí NFP a ich dodatkov, uchovávania všetkých podkladov vzťahujúcich sa na výdavky a overovanie pomoci EÚ v súlade so Systémom finančného riadenia, oficiálnej korešpondencie medzi RO a prijímateľmi;
- všetkých spisov súvisiacich s činnosťou a schvaľovaním príslušného monitorovacieho výboru;
- všetkých spisov oficiálnej komunikácie s certifikačným orgánom;
- všetkých spisov oficiálnej komunikácie s orgánom auditu;
- všetkých spisov oficiálnej komunikácie s Európskou komisiou a ďalšími európskymi inštitúciami v súvislosti s riadením a kontrolou operačných programov;
- všetkých spisov oficiálnej komunikácie s koordinátormi horizontálnych priorít (ak relevantné);
- dokumentácie týkajúcej sa ukončenia operačného programu.

RO zabezpečí, aby prístup k dokumentácii súvisiacej s realizáciou operačného programu mali len na to oprávnené osoby.

Projektové spisy sú po ukončení platnosti a účinnosti zmluvy o poskytnutí NFP presunuté do registratúrneho strediska riadiaceho orgánu, ktoré musí byť uzamykateľné. RO určí osobu zodpovednú za správu registratúrneho strediska azabezpečí prítomnosť tejto osoby počas sprístupnenia registratúrneho strediska iným osobám. Každý vstup do registratúrneho strediska musí byť zodpovednou osobou zaznamenaný v na to vhodnom systéme zriadenom riadiacim orgánom.

Text_20210724_01